Het effect van bewuste schakelmomenten (+4 belangrijke voorbeelden)

04 maart 2021

In onze training timemanagement zien wij veel deelnemers “worstelen” met het effectief inrichten en vorm geven van hun werkdagen.  De oorzaken hiervan zijn heel divers. De meest gehoorde oorzaken zeker in deze periode van Corona met veel thuiswerken:

• Moeite met starten van mijn werkdag
• Moeite met doen van taken die echte focus en concentratie van mij vragen
• Pauzes neem ik niet of nauwelijks
• Ik werk part time maar werk nu eigenlijk iedere dag
• Ook in  avonden en weekenden ben ik nog veel met werk bezig
• Zelfs al plan ik strak in mijn agenda … ik krijg het nog vaak niet gedaan.

In de cursus timemanagement reiken wij deelnemers vanuit 7 invalshoeken ingrediënten aan. Ingrediënten waarmee ze o.a. bovenstaande uitdagingen kunnen voorkomen of er beter mee om kunnen gaan. 

In deze blog wil ik graag aandacht schenken aan het belang van schakelmomenten – bewuste schakelmomenten. 

Wat is een schakelmoment?

Een schakelmoment is het moment tussen verschillende activiteiten of taken in je werk. In het oude normaal zijn schakelmomenten helder en duidelijk. Enkele voorbeelden:

• Bij een vergadering loop je naar de vergaderruimte
• Je stapt in de auto naar een klant
• Je loopt naar een ander lokaal voor een andere les
• Je stapt in de trein naar je werk
• Na je werk op de fiets naar huis 
  
  

Effect van schakelmomenten

Het voordeel van schakelmomenten is dat je op een natuurlijke manier een activiteit echt afsluit en de volgende opstart. Je komt als het ware in de juiste mindset en met juiste energie. Dat werkt prettig! 

Bij thuiswerken vindt alles op één locatie plaats en werken veelal digitaal en samenwerken online via Zoom , TEAMS of Whatsapp. Alle werkzaamheden voer je uit vanaf de zelfde stoel veelal met één scherm. En werk én privé loopt geruisloos in elkaar over. Als je niet oppast zou ik bijna zeggen. Want verandering van spijs doet eten. En verandering van omgeving geeft energie en inspiratie. 

Natuurlijke schakelmomenten heb je bij thuiswerken minder. De oplossing is schakelmomenten bewust inbouwen.  Een belangrijke tip is om zoveel mogelijk je oude routines na te bootsen.

4 belangrijke schakelmomenten op een rij

1. Goede start van je werkdag.

Zorg dat je een duidelijk schakelmoment inbouwt tussen je persoonlijke ochtendritueel en de start van je werkdag. Dus na het opstaan , het douchen en ontbijten. Ga naar buiten en maak een wandeling of fiets een stuk. Zeker als je normaal op de fiets naar je werk gaat is het handig om dit na te bootsen. Alles is geoorloofd zeker als je moeite hebt met je werkdag echt te starten en op gang te komen. Onlangs sprak ik iemand die iedere dag langs een kanaal fietst waar hij altijd langs fietst naar de zaak. Dit doet hij nu het thuis werkt ook. Alleen draait hij halverwege om naar huis, z’n nieuwe werkplek.

Sommige thuiswerkers kunnen enkel aan de eettafel werken omdat het de enige geschikte plek is. Zorg voor een duidelijk schakelmoment waarbij je de ontbijttafel inricht als werkplek. Een deelnemer in de training timemanagement ontdekte dat hij beter opgang komt als hij zijn werktas echt moet uitpakken. Iedere avond pakt hij zijn kantoortas in en stopt z’n laptop er letterlijk in legt als hij stopt met werken. Iedere ochtend pakt hij koffie en pakt dan net als op kantoor zijn tas uit. En richt z’n werkplek in…zoals op kantoor.

2. Switchen tussen taken

Het is goed om een knip te zetten, wanneer je wil switchen tussen taken. Even een break, naar beneden voor een koffie en een glas water, een paar minuten naar buiten voor frisse lucht en de benen strekken. Dit helpt je om goed over te schakelen en het is goed voor je focus. 

Zeker als je een taak wilt doen die echte aandacht en concentratie van je vraagt is een bewust schakelmoment effectief. Tip: 

1. Bepaal het resultaat dat je wilt
2. Zorg dat alles klaar ligt wat je nodig hebt. Bakje koffie …en 
3. Vlak voordat je wilt beginnen - pak pen en papier en schrijf je hoofd leeg 
4. Leg pen en papier naast je neer. 
5. Start met je focus taak
6. Als je tijdens de taak iets anders te binnen schiet schrijf t op en ga door met de taak waar je mee bezig bent.

Deze routine werkt als een goede aanloop naar productiviteit.

3. Gezonde lunchpauze.

Een veel voorkomend issue bij thuis werken is het overslaan van een goede lunchpauze. Collega’s bellen en willen graag antwoord op een mail. Toch nog even iets voorbereiden voor het overleg van 13.00 uur. Voor je het weet rommel je de gehele dag door. Slecht voor je effectiviteit en je gezondheid. Je hebt grote kans op afleiding door interne prikkels door vermoeidheid, dorst, trek en stramme benen of een stijve rug van het zitten. Ook laad je niet voldoende op. 

Zorg dat je een duidelijk schakelmoment inbouwt. Zet je computer of laptop uit, besteed echt even aandacht aan de lunch, bij voorkeur zonder je mobiel en ga naar buiten minimaal 10 minuten. Na een half uur start je weer op. 

4. Einde werkdag

Veel thuis werkende medewerkers geven in de training timemanagement aan, moeite te hebben met de juiste balans werk privé. “Ik werk part time maar werk nu dagelijks”. “Alles loopt door elkaar”. “En eerder stapte ik het kantoor uit en sloot ik de deur letterlijk en figuurlijk achter me. Als ik een half uur later thuis kwam had ik mijn dag verwerkt”. “Nu zit er geen einde aan mijn werkdag”  “En blijf ik constant aan staan”. 

Net als bij de start van je werkdag is een bewust schakelmoment aan het einde van je werkdag essentieel. Bepaal vooraf hoe laat je je werkdag wilt eindigen. Stop een kwartier eerder en zorg dat je overzicht actualiseert. Beslis over je laatste emails en bepaal de taak waar je de volgende dag mee wilt gaan starten. Sluit je computer of laptop af. Als je wilt kleed je om en trek meer vrije tijds kleding aan. Besteed aandacht aan partner , kinderen en vraag hoe hun dag is geweest. Naar buiten gaan werkt altijd goed, ook bij omschakelen naar je privé rollen. Ga naar de supermarkt, doe iets in de tuin of fiets een stuk met kinderen of loop een ommetje met de hond

Ik wens je veel succes met schakelen.

Zo ik rond nu af , sluit mijn laptop zo dadelijk en ga na 10-12 weken weer naar de kapper 3 maart om 18.30 …. Heerlijk.