Email etiquette: Voorbeelden en 10 tips voor een professionele email

11 juni 2024

Mailen en email checken vormt een steeds groter deel van onze werkdag. Het vraagt tijd en aandacht. En we geven het veel tijd en aandacht. Vaak mogelijk te veel aandacht. Constant je email in beeld houden zorgt voor focusverlies op mogelijk belangrijke taken. Vraagt jouw functie veel diep werk? Dan is email checken en vormen notificaties zeker een grote afleider. Het vreet tijd en kwaliteit.

Veel kenniswerkers hebben nog steeds de mindset: ik moet mijn mail in de gaten houden. Je kan klanten en collega’s met vragen etc niet laten zitten. Snel reageren is belangrijk. Maar weet dat alles waar je goed in bent, krijg je steeds meer van. Dus ben je snel en goed in reageren op mail? Dan krijg je steeds meer mail. Is dat wat je wil?
Hoe kun je nu het best met mail omgaan? Wat verwachten anderen van jou? En wat mogen ze verwachten? Wellicht is het goed om eens stil te staan bij email etiquette.

Wat zijn email etiquette?

Deze blog gaat over email etiquette. Betekenis etiquette in de Dikke van Dale: geheel van beleefdheidsvormen. Met andere woorden: wat mag jij van anderen verwachten tav email gebruik en gedrag? En met welke ongeschreven regels dien jij rekening te houden.

Waarom zijn email etiquette belangrijk?

Het is altijd handig om etiquette, beleefdheidsvormen en ongeschreven regels goed te kennen en te beheersen. Zo loop je niet onnodig risico en hebben jouw emails de juiste impact. Je wilt altijd iets positiefs bereiken, niet onnodig onbewust afbreken. Toch?

Wat zijn voorkomende fouten bij email etiquette?

Hieronder lees je 9 veel gemaakte fouten in business email etiquette:

1. Email is niet het juiste communicatiemiddel.

Wil je overleg, een toelichting of iemand mening overweeg dan een ander communicatiemiddel dan email. Ook als je een bericht voor een groep of team hebt, stel jezelf dan de vraag; is email wel handig? Beter is overleg fysiek, via telefoon of via Teams. Ook een bericht in een kanaal van Teams werkt handig. Iedereen leest het en je voorkomt onnodige mailwisselingen.

2. Onbewust gebruik van CC

Er wordt wat af ge-cc'd. Vaak onbewust om je in te dekken of omdat je zelf een mail gekregen hebt met een aantal mensen in de cc die jij dan ook weer meeneemt in je reactie.

3. Veel te lange epistels

Heel uitgebreide mails leiden tot focus verlies en uitstel van reactie. Het lezen kost te veel energie en tijd. Je verliest je aandacht als ontvanger. Vaak willen professionals hun verhaal, idee of mening nauwkeurig onder woorden brengen. Het onbedoelde effect is dat de lezer gemakkelijk afhaakt. Ook kost het veel tijd van de schrijver en de lezer.

4. Onduidelijke subject / onderwerp in onderwerpregel

Onduidelijkheid in de onderwerpregel of een beschrijving dat niks met de lading van de mail te maken heeft. Dit komt vaak doordat een vorige mail van de ontvanger gebruikt wordt om een nieuw bericht te maken. Archiveren en snel terug vinden van berichten is hierdoor lastig en tijdrovend.

5. Foute opbouw in de tekst van de email

Met een email wil je een doel bereiken. Veel mailgebruikers schrijven in het eerste deel van de tekst de situatie etc en stellen dan de vragen of beschrijven stappen of een besluit.

6. Geen gebruik van interpunctie en bullets

Veel tekst en vragen in de tekst beschreven ..lees verstopt in de tekst, leidt tot aandachtsverlies en tijdverlies. In mijn beleving wordt dit vaak veroorzaakt doordat je je gedachten onbewust weg schrijft en vooraf niet voldoende nadenkt over wat je wilt bereiken. En wat handig en effectief is voor de ontvanger.

7. Kiezen voor tutoyeren of u vorm

Het is af en toe zoeken; kies je voor de u vorm of voor jij en jou. Je schrijft gemakkelijk in de jij en jou vorm. Toch heb je lezers meestal van een oudere generatie, die dit niet altijd waarderen.

8. Verwachtingen niet helder aangeven

Het komt voor dat een schrijver van de mail vragen stelt of een actie vraagt van de lezer maar niet aangeeft wanneer hij of zij antwoordt of reactie verwacht. Dit zorgt voor onduidelijkheid en twijfel. Want wanneer ga je dan escaleren?

9. Onbetrouwbaar in je email handling

Email is een digitale post. Binnen 5 minuten reacties terug mailen en op andere momenten pas na meerdere dagen en soms helemaal niet reageren is een frequent gemaakte fout. Vaak reageert iemand pas als hij of zij inhoudelijk weet wat de reactie moet gaan worden. Vorm en inhoud wordt als één gezien.

Het is goed om je bewust te zijn van fouten die gemaakt worden in etiquette. Hieronder beschrijven we een aantal praktisch toepasbare tips. Tips die je morgen kunt toepassen.

10 email etiquette tips

Tip 1: Schrijf kort en bondig

Kort en bondig geschreven mails lezen gemakkelijk.

Tip 2: Notatie in je subject of onderwerp regels is key

Een goed opgebouwd onderwerp helpt de ontvanger met efficiënt prioriteren en organiseren van email. Aan het onderwerp ziet hij / zij direct waar het over gaat. Ook helpt het jou waarschijnlijk met prioriteren en organiseren als de ontvanger reageert met RE: Bouw je onderwerp op met project – thema- onderwerp. Voorbeelden:

Schooljaar 2024/2025 – vakantie/vrije dagen - vakantieplanning
Akzo Arnhem – vacature teamleider – cv

Tip 3: Geef je doel van de mail direct aan

Geef je doel of de door jou gewenste uitkomst van je bericht direct in de eerste zin aan. Hierdoor is de lezer gelijk op de hoogte van jouw doel. Zoals eerder vermeld hebben veel schrijvers de neiging eerst de situatie te beschrijven en dan pas de vraag of actiepunt te benoemen. Piramidaal schrijven van een mail heeft meer impact. Gebruik email voor een vraag, een bericht of een bevestiging en voorkom discussies.

Tip 4: Gebruik bullets of gebruik nummers

Heb je meerdere vragen of actiepunten gebruikt dan bullets of gebruik nummers? Een opsomming geeft duidelijkheid en de ontvanger kan per punt reageren.

Tip 5: Vraag en beloof een norm

Verwachtingen goed managen is ook bij email gebruik handig. Vraag een smart afspraak of beloof een Smart afspraak. Vraag een norm en beloof een norm. Dit zorg voor duidelijkheid en rust. En minder communicatie. Voorbeelden:

Graag ontvang ik uiterlijk 26 juni jouw reactie.
Ik kom hier uiterlijk 26 juni bij u op terug via email of telefoon

Tip 6: Wees betrouwbaar in je email handling

Mail is een digitale post. Zorg dat je betrouwbaar bent in je handeling. Overweeg 2-3 x per dag naar je mailbox te gaan. En neem een besluit over iedere mail. Kies voor 1 weg, 2 bewaren of 3 acties. Snelle acties die je binnen 2-3 minuten kunt fixen, doe je direct. Een mail waarbij de acties meer tijd kosten, voer je op een ander moment uit. Ook bij deze acties zorg je voor een betrouwbare handeling. Dus binnen een door jouw gekozen norm bijvoorbeeld binnen een werkweek. Betrouwbaarheid in handling zorgt voor minder mailverkeer en communicatie. Zo voorkom je dat mensen die je gemaild hebben je gaan bellen of zelfs binnen rennen met … ik heb je net een mail gestuurd ..heb je die gezien?

Tip 7: Haal vorm en inhoud uit elkaar

Soms is het lastig of zelf niet mogelijk om een inhoudelijke reactie op een mail te geven. Dat is niet erg maar haal inhoud en vorm uit elkaar. Reageer binnen jouw norm en geef in zo’n situatie een reactie op vorm. Zoals al aangegeven geeft het duidelijkheid bij de ander.

Dank voor uw bericht. Ik ga het antwoord op uw vraag geven zodra ik de reactie van onze leverancier binnen heb. Mijn verwachting is dat ik u uiterlijk eind volgende week kan informeren.

Tip 8: Wees terughoudend met gebruik cc

Denk goed na over wie je in de cc meeneemt. In de basis is cc bedoeld om een ander mee te nemen in de mail. Je verwacht geen actie of reactie. Ook bij reageren om een mail waar mensen in de cc staan; ga bewust om met cc. Zo voorkom je met elkaar onnodige email tsunami’s. Sta jezelf in een cc die je liever niet hebt, laat het weten aan de anderen.

Tip 9: Controleer je mail voordat je deze verstuurt.

Mail is een “snel” communicatiemiddel. Realiseer je dat intonatie mist. Hierdoor kan miscommunicatie ontstaan. Ook is het onhandig als er per ongeluk ontstane typfouten in staan. Het geeft mogelijk een onprofessionele , slordige of zelfs niet betrokken indruk bij de ander. Tip: check je mail op type en taalfouten en lees de toon nog eens goed.

Tip 10: Vraag om feedback over jouw "email gedrag"

Iedere verbetering start vanuit bewustwording. Vraag regelmatig eens om feedback aan mensen die je regelmatig mailt. Je wordt je bewust van wat anderen waarderen en krijgt mogelijk tips naar beter en optimaal. Het levert je sowieso punten op in de samenwerking. Mensen waarderen altijd oprechte interesse.

Een extra tip: Als je last hebt van een volle inbox en je weet niet hoe je deze het beste schoon kan houden lees dan onze blog over de zero inbox methode.

Een voorbeeld email

Onderwerp: België – website heteffectievewerken.be live – opleverpunten website

Beste ...

Ons gezamenlijke doel is om onze website voor België uiterlijk 1 juli 2024 live te hebben inclusief data trainingen. Graag verneem ik voor 14 juni van jou op welke data jullie onderstaande opleverpunten denken te hebben opgelost.

Trainers België onder het kopje onder ons met foto en beschrijving toegevoegd
Landkaartje België met plaatsen waar training plaats vinden op de pagina open training geplaatst
Data van de open trainingen tot en met 2024 op de site vermeld.

Kijk uit naar je reactie. Mocht je nog iets nodig hebben van ons. Laat maar weten. Dank alvast voor je inspanningen

Met vriendelijke groet .... .........

Heel veel succes met het volgen van deze tips om professionele en effectieve mailtjes te versturen.