Wat is een functioneringsgesprek en hoe bereid je je voor?

28 januari 2025

Het functioneringsgesprek ligt vaak onder een vergrootglas. Werkt het wel? Wat is het effect ervan? Is het een HR feestje? Deze vragen spelen al decennialang en nog steeds wordt het functioneringsgesprek op welke wijze dan ook gevoerd. Dan is het dus zaak om het in elk geval goed te doen, met een helder doel voor ogen.

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een dialoog waarin het wederzijds functioneren van de werknemer en diens leidinggevende besproken en vastgelegd wordt. Het gaat dus om wederzijds functioneren en daar gaat het in de praktijk vaak mis.

De praktijk leert dat nog steeds vele werknemers zenuwachtig zijn voor een functioneringsgesprek en dat de leidinggevende hier minder last van heeft. En dat komt door de hiërarchische verhouding tussen beide. En die is er en die blijft er. Uiteraard past een goede leidinggevende het veel effectiever toe en zal er meer gelijkheid zijn.

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is eenzijdig en een functioneringsgesprek is tweezijdig. Bij een beoordelingsgesprek wordt de werknemer beoordeeld op bijvoorbeeld vaardigheden en gedrag en dit wordt over het algemeen vastgelegd in een personeelsdossier. Een functioneringsgesprek gaat meer over samenwerking en wederzijdse uitdagingen om deze bijvoorbeeld te verbeteren. In alle gevallen is het raadzaam om gesprekken goed vast te leggen om onduidelijkheden te voorkomen en om mogelijke conflicten te vermijden. Het blijft te allen tijde een zakelijke overeenkomst tussen 2 partijen.  

Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?

Verderop in deze blog volgt een visie op een ideaal functioneringsgesprek. Wanneer het gaat om de voorbereiding is met name van belang welke duidelijke verwachtingen naar elkaar zijn uitgesproken vooraf.

1. Welke resultaten streef je na, in volgorde van belangrijkheid?
2. Is hierover 100% overeenstemming?
3. Hoe meten we tussentijds de voortgang?
4. Wat spreken we vooraf samen af over hoe deze resultaten te behalen? Denk hierbij aan afspraken, bijeenkomsten, feedback, vragen stellen en opbouw van kennis.

Hoe duidelijker bovenstaande punten vooraf zijn besproken, hoe makkelijker de voorbereiding wordt en hoe beter we elkaar kunnen houden aan gemaakte afspraken.

In deze blog vind je nog meer concrete tips.

Waarom is een functioneringsgesprek belangrijk?

Problemen aan de zachte kant ontstaan altijd door onduidelijkheid aan de harde kant. Wanneer dus een functioneringsgesprek bestaat uit heldere doelen en hoe deze doelen samen te behalen dan is het een heel belangrijk gesprek. Wanneer het een halfjaarlijks verplicht formulier invulmoment wordt, dan kun je die tijd wellicht beter besteden.

Veelvoorkomende vragen tijdens een functioneringsgesprek

Veel voorkomende vragen zijn:

1. Hoe vind je het werk en ben je tevreden?
2. Hoe ging het de afgelopen periode?

En bij vraag 2 stop ik graag omdat dit precies vertelt waarom het vaak misgaat bij functioneringsgesprekken. Welke werknemer vraagt aan zijn of haar leidinggevende hoe het werk wordt ervaren en of diegene tevreden is? De dialoog komt daarmee al moeizaam op gang en het begint te lijken op een beoordelingsgesprek. En vooral wanneer er ontevredenheid is, wordt het over het algemeen nog wat erger.

Een suggestie: Pak samen de doelen en de kaders (afspraken) erbij en beoordeel samen wat goed gegaan is en waarop we samen tevreden terugkijken? Pak daarna wat verbeterpunten waaraan we samen kunnen werken en het wordt meer en meer een dialoog.

Tips voor een effectief functioneringsgesprek

Tip 1 | Maak vooraf heldere doelen en kaders

De belangrijkste tip is de vooraf gemaakte doelen en kaders. Wat willen we samen bereiken en wat spreken we samen af om dit te realiseren. Eigenlijk is het functioneringsgesprek daarmee al begonnen.

Tip 2 | Haal het functioneringsgesprek uit een standaard cyclus

Elk mens is uniek en elke aanpak is uniek. Vandaar dat het erg bijzonder is dat een functioneringsgesprek bijvoorbeeld halfjaarlijks plaatsvindt. Maak samen afspraken over het functioneren en zet ze samen in de agenda. Dan kan het zijn dat er grote verschillen zijn per individu, en dat is prima. Wanneer het cyclus idee eraf gaat wordt het ook minder beladen als onderwerp maar wordt het een gezamenlijk moment om successen te delen en elkaar te helpen naar hogere doelen.

Tip 3 | Leg afspraken vast

Leg gemaakte doelen en kaders vast met elkaar zodat er vooraf duidelijkheid is. Wanneer je een gemiddeld medewerkers tevredenheid onderzoek mag geloven is de grootste uitdaging vaak communiceren. Maar wat is dan communicatie? Meer lachen? Meer vragen? Meer delen? Duidelijkheid vooraf en afspraken vastleggen draagt bij aan betere communicatie.

Tip 4 | Start altijd met de doelen

Start altijd met wat je samen wilt hebben besproken. Wanneer je bijvoorbeeld begint met vragen hoe het gaat, dan kan een gesprek zomaar een eigen leven gaan leiden en ben je samen de grip en regie kwijt.

Tip 5 | Geef het functioneringsgesprek en andere naam

De naam functioneringsgesprek is niet heel positief bij velen. Noem het bijvoorbeeld:

• Het goede gesprek
• Het doelengesprek

Zodat het ook beter de gehele lading dekt.

Tip 6 | Benoem alles helder

Benoem successen maar benoem vooral ook uitdagingen en mislukkingen. En ben je leidinggevende, stel je dan kwetsbaar op, luister vooral hoe we het samen morgen beter kunnen aanpakken.

Tip 7 | Verdedig nooit

Spreek vooraf af dat er geen strijd of verdediging plaatsvindt. We hebben snel de neiging om uit te leggen dat iets niet gelukt is (Ja maar ik was druk, je gaf me ook allerlei andere taken, ik kon niet onder die afspraak uit, vandaar dat het niet lukte enzovoorts). Stel vragen en bespreek daarna samen hoe je komt tot verbetering.

Tip 8 | Gooi standaardformulieren in de prullenbak

Je maakt unieke afspraken, unieke doelen en unieke kaders per persoon. Wanneer je zelf op een A4 de doelen en kaders beschrijft en samen leg je vast wat mooi gaat en wat beter kan, dan ben je klaar. Het gevaar van standaardformulieren is dat de aandacht steeds meer uitgaat naar het formuliertje en minder naar het gesprek.

Zoals je wellicht uit bovenstaande hebt kunnen lezen ben ik een voorstander van een andere invulling van het functioneringsgesprek. Doe er je voordeel mee of vind er vooral iets van. Met eenieder ga ik graag een functioneringsgesprek aan.