13 Praktische tips om je productiviteit te verhogen op het werk

21 december 2023

Het belang van productiviteit in de moderne werkplek

Het belang van productiviteit, vooral bij kenniswerkers, lijkt in veel organisaties soms een ondergeschikte rol te spelen. Dit blijkt uit werken in kantoortuinen met constante afleiding, vaststaande structuren die geen flexibiliteit in werktijden en -plaatsen toelaten, het ontbreken van duidelijke resultaatafspraken, en het gebrek aan persoonlijke productiviteitsmetingen. Daarnaast zijn er veel overleggen en vergaderingen waarvan medewerkers de toegevoegde waarde niet ervaren. Dit zijn voorbeelden die vaak naar voren komen in onze trainingen in timemanagement, waarbij andere belangen prioriteit lijken te krijgen boven productiviteit.

Sinds de Corona-crisis lijkt er echter vooruitgang te zijn geboekt. Veel managers en teamleiders hebben tijdens het verplichte thuiswerken ervaren dat de productiviteit, vooral bij focus werk, niet afneemt maar juist toeneemt. Professionals geven aan: "Ik krijg zoveel meer gedaan op een dag!"

Optimale productiviteit is essentieel. De resultaten van de organisatie verbeteren in termen van kwaliteit, klanttevredenheid en winstgevendheid. En een productieve medewerker is vaak meer tevreden en goed toegerust. Hij weet wat er van hem verwacht wordt en kan dit ook leveren. Hij voegt waarde toe, wat voldoening en werkplezier geeft.

Wat is productiviteit?

Volgens de Dikke van Dale betekent 'productiviteit': voortbrengende of scheppende kracht. Het gaat over output en opbrengst. En 'productief' zijn houdt in hoeveel je kunt realiseren, maken en fixen in de beschikbare tijd. In deze blog richten we ons op de productiviteit van professionals, oftewel 'kenniswerkers'. We beantwoorden vragen als: Hoe kun je jouw productiviteit verhogen? Welke invloed heeft jouw mindset op je productiviteit? Welke invloed heeft een goede werkorganisatie en het gebruik van tools op je productiviteit? En hoe kun je je arbeidsproductiviteit verhogen?

Het belang van de juiste mindset

Mindset is cruciaal. Optimaal productief zijn begint met de wens om succesvol te zijn in je functie, waarde toe te voegen en actief deel te nemen. Het zien van het grotere plaatje en weten wat jouw acties bijdragen aan het gemeenschappelijke belang is handig. Het versterkt je focus. Genieten van productief zijn en energie krijgen van voortgang en kwaliteit helpt enorm. De juiste mindset stimuleert je om jezelf te ontwikkelen en constant te verbeteren. Vraag jezelf af: Hoe kan het anders? Hoe kan het slimmer?

13 tips om productiever te worden in je werk

Tip 1: Ken jezelf en leer jezelf nog beter kennen

Als kenniswerker ben je zowel de 'operator' als de 'machine' die produceert. Ken jezelf en leer jezelf nog beter kennen. Wanneer presteer jij optimaal? Wat geeft jou energie en wat kost energie? Wat heb je nodig om productief te zijn? Hoe kom je goed op gang? Wat is jouw ideale week- en dagindeling? Reflecteer regelmatig op je productiviteit, bij voorkeur dagelijks. Ben ik tevreden met de output van vandaag? Wat ging goed? Waar kan ik nog een stap vooruit zetten?

Tip 2: Focus op de juiste zaken en stel prioriteiten

Een kennis professional kan de hele dag bezig zijn met acties en taken die waarde toevoegen. Een collega helpen, e-mails checken, meedenken met anderen – het zijn allemaal waardevolle activiteiten. Echter, het gaat erom dat je impact maakt met de juiste taken. Stel prioriteiten en bepaal wat je wel en niet doet. Houd eens een week bij wat je allemaal concreet doet en gebruik eventueel de Eisenhower matrix.

Tip 3: Plan en organiseer je werkweek en werkdag

Een goede planning is essentieel om optimaal productief te zijn. Begin met de belangrijkste zaken. Plan je belangrijkste taken op de momenten dat je de meeste energie hebt. Zorg dat je goed voorbereid bent, met alle benodigde informatie. Visualiseer het gewenste resultaat en zorg dat je de kaders scherp hebt. Experimenteer met het starten van je dag met productiewerk in plaats van het checken van je mailbox en WhatsApp.

Tip 4: Verzamel en organiseer alle benodigde informatie op één plek

Zorg dat je alle informatie die je nodig hebt voor je werk op één plek hebt, of het nu gaat om fysieke documenten of digitale informatie. Tijd verliezen aan het zoeken naar benodigdheden gaat ten koste van je productiviteit.

Tip 5: Gebruik productiviteitstools

Experimenteer met week- en dagplanningen en het gebruik van productiviteitstools. Plan tijdblokken in je agenda voor productiewerk. Gebruik technieken zoals de Pomodoro-techniek, waarbij je werkt in tijdblokken van 30 minuten (25 minuten productief, 5 minuten pauze).

Tip 6: Minimaliseer afleiding en onderbrekingen

Kies een rustige werkplek en identificeer je grootste afleidingen. Zet notificaties en pushmeldingen uit. Communiceer met collega’s en klanten over wanneer je wel en niet beschikbaar bent. Technische oplossingen zoals geluidsdempende scheidingswanden en noise-cancelling hoofdtelefoons kunnen ook helpen.

Tip 7: Zeg nee tegen minder belangrijke zaken

Duidelijke grenzen en kaders zijn essentieel voor productiviteit. Zeg nee tegen afleidingen en onbelangrijke zaken. Voor tips over hoe je sterker kunt worden in nee zeggen, lees onze blog met 9 tips.

Tip 8: Ontwikkel gezonde gewoonten

Een gezonde geest in een gezond lichaam is belangrijk voor productiviteit. Neem regelmatig pauzes, beweeg, drink voldoende water, zorg voor voldoende slaap, loop dagelijks genoeg stappen en voed jezelf gezond.

Tip 9: Werk slimmer, niet harder

Probeer je werk binnen de gestelde uren te doen. Delegeer taken die niet bijdragen aan je prioriteiten. Zet automatisering in waar mogelijk, bijvoorbeeld door het gebruik van AI.

Tip 10: Leer van productievere collega’s

Bestudeer collega’s die productiever zijn dan jij. Interview ze en werk samen met hen. Leer van hun aanpak en werkwijze.

Tip 11: Ken en beheers je digitale hulpmiddelen

Zorg dat je de toepassingen en voordelen kent van de apps die je gebruikt. Verdiep je in de mogelijkheden, volg cursussen of bekijk instructiefilmpjes op YouTube.

Tip 12: Vraag om feedback

Vraag regelmatig om feedback aan collega’s, klanten en anderen waarmee je samenwerkt. Wees open voor feedback, ook van mensen waarmee je minder een klik voelt.

Tip 13: Bouw tijd in voor rust en herstel

Balans tussen inspanning en ontspanning is belangrijk. Neem voldoende pauzes, beweeg, maak je hoofd leeg met sport of een hobby, en neem regelmatig vrije tijd.

Hopelijk staat er voor jou een periode van rust en herstel voor de deur. Als wij je ergens mee kunnen ondersteunen in 2024, laat het ons weten. Wij helpen je graag.

Fijne feestdagen!