Werkdruk binnen het voortgezet onderwijs

22 juni 2020

Werkdrukverlaging is een belangrijk issue binnen het onderwijs.

In deze blog lees je onze visie op de oorzaken van werkdruk beleving binnen het voortgezet onderwijs en MBO. Daarnaast beschrijven we een aantal praktische tips voor docenten. Praktische tip voor meer grip en meer voldoening…en minder werkdruk beleving. De concrete aanleiding voor deze blog is een groot traject dat momenteel loopt.

Sinds enkele maanden werken we nauw samen met zo’n 40 docenten van een VMBO in het oosten van het land. De samenwerking is in het kader van een training timemanagement. Het doel van de training : effectief werken en werkdrukverlaging.

De deelnemers zijn docenten van verschillende locaties. Een gemêleerd gezelschap van mannen en vrouwen. Van jong en net afgestudeerd tot eind vijftigers met de wereld aan ervaring. Wat me echt opvalt….en dat zegt natuurlijk vooral iets over mijzelf. Het gaat om 40 positieve en bevlogen docenten met veel liefde voor leerlingen, liefde voor educatie én passie voor hun vak. Ze werken hard. Wat me verder opvalt is dat veel docenten veel extra uren maken in avonden, weekenden en op dagen dat ze eigenlijk niet opgesteld staan. Ze maken vaak meer uren dan  hun contract vermeldt.

De training timemanagement begon fysiek. Maar sinds 15 maart werken we online in  blokken van 2 uren. Online en interactief via Teams.

Een deel ( ongeveer 25 %) van de docenten geeft aan geen enkele werkdruk te ervaren. De andere docenten geven aan wel werkdruk te herkennen en te ervaren. Opvallend daarbij is dat een deel van deze groep minder “druk” ervaart sinds ze thuis werken vanwege de lockdown. “Ik krijg meer gedaan en kan mijn tijd meer zelf indelen”.

Intensief samenwerken met zo’n robuuste groep geeft beeld. Een beeld van de mogelijke oorzaken van werkdruk. Als we andere ervaringen binnen het onderwijs erbij optellen. Durf ik wel te stellen, dat we inmiddels een aardig beeld hebben.

Oorzaken werkdruk in het voortgezet onderwijs

Een belangrijk deel van werkdruk binnen het voortgezet onderwijs wordt in de ogen van docenten veroorzaakt door “alle bijkomende activiteiten”. Bijkomende activiteiten zijn alle taken anders dan lesgeven tijdens lesuren. “Les geven gaat prima maar alle activiteiten die er bij komen zorgen bij mij voor druk”.

De “alle bijkomende activiteiten” zijn oa:

• voorbereiding, correctie werkzaamheden, administratie (Magister en andere systemen)
• mentortaken, coaching en stage werkzaamheden.
• projectmatige initiatieven die binnen werkgroepen, projectteams en vakgroepen vorm gegeven worden.
• Vergaderingen en andere overlegsituaties.

Wat wij zelf zien in de samenwerking met docenten met werkdrukbeleving is dat het gevoel van autonomie en invloed relatief laag is.

Veel docenten met werkdrukbeleving “stralen” de overtuiging uit, dat ze betrekkelijk weinig invloed hebben. Weinig invloed op hun eigen werkorganisatie. En ook weinig invloed op de  “gang van zaken” op school. Opmerking die gemaakt worden in de training time management:

“ Zo gaat dat bij ons en daar kan ik wel wat van vinden, maar zo werkt het wel”

“ Er worden momenteel nu eenmaal veel extra overleggen ingepland ”

“ Ik heb gewoon heel veel werk en moet wel gedaan worden”

“ We hebben dit wel eens aangekaart maar er verandert niks hoor”

Hoe begrijpelijk en betrokken ook. In onze beleving vormen deze overtuigingen een belemmerende mindset! Immers als jij dit denkt en voelt ligt re- activiteit op de loer. De situatie blijft zoals hij is.  

Werkdruk verhogende ingrediënten

Bij docenten met werkdruk zien wij vaak meerdere werkdruk verhogende ingrediënten :

1. Bijkomende activiteiten worden niet goed georganiseerd. Ze worden niet gepland of nog vaker - niet realistisch gepland.
2. Gebrek aan overzicht over de persoonlijke workload. Gebrekkig overzicht zorgt bij de docent voor een gebrek aan inzicht. De juiste keuzes maken is dan lastig.
3. Belemmerende gedachten van voorwaardelijkheid en het gevoel te kort te schieten. Veel docenten met werkdruk beleving zijn niet tevreden over de wijze waarop zij hun werk organiseren. Ze vinden dat ze eerst zelf de boel op orde moeten krijgen, voordat ze wensen naar anderen of naar de school kunnen uiten. ”Het is mijn eigen schuld”. Het vragen om support gebeurt hierdoor niet of erg aan de late kant.
4. Belemmerende overtuiging: hoort bij mijn functie! “Leerlingen met vragen moet ik wel direct helpen”. “Hoort bij mijn functie!”. “Een collega die z’n verhaal even kwijt moet, kan ik niet weg sturen”. “Hoort bij mijn functie!”. “Mijn werk dien ik op school te doen. Hoort bij mijn functie!”. Deze overtuiging zorgt er voor dat de docent constant switcht en constant “aan” staat. Resultaat: geen focus, energieverlies en productieverlies bij taken die focus eisen.
5. Binnen vakgroepen, projectgroepen en werkgroepen wordt niet optimaal samen gewerkt. De samenwerking verloopt moeizaam of stroperig door gebrek aan gezamenlijk, actief commitment op doelen, kaders en inhoud. Dit brengt tijdens het realiseren teleurstelling, gedoe en frustraties met zich mee. “uiteindelijk zijn het vaak dezelfde collega’s die het echte werk doen”
6. Vergaderingen en overlegsituaties als bron van ergernis. “We beginnen standaard te laat omdat niet iedereen er is” Het overleg vliegt alle kanten op. We houden ons nooit aan de agenda” Hierdoor loopt ook nog een onnodig uit “. En als je mij vraagt naar de toegevoegde waarde, geen idee!”

Herken jij de ingrediënten bij jezelf of bij collega’s?

En wil jij inspiratie? Wil jij praktische suggesties naar meer effectiviteit - naar meer grip - naar meer voldoening. Lees dan verder!

Werkdruk verlaag je zelf én verlaag je samen. Graag deel ik een aantal werkdruk verlagende tips uit de training timemanagement met jou. Het zijn ideeën voor meer effectiviteit, meer grip en meer voldoening. De eerste 7 tips gaan over je eigen persoonlijke werkorganisatie. De tips 8 tm 10 en de extra tip gaan over effectief projectmatig samenwerken binnen vak en werkgroepen.

Tip 1 : Wees je bewust van jouw kostbare uren

Wees je bewust van de tijd die je hebt. Tel de uren maar eens op die jij naast les geven hebt. Realiseer je vervolgens dat je alle activiteiten in deze tijd zou moeten kunnen doen. Iets extra aandacht geven of je ergens in verdiepen is natuurlijk prima. En dat in je vrije tijd doen is ook goed. Dan is het jouw keuze. En dan geeft het energie. Maar als structureel extra werken nodig is om je “werk af te krijgen”. Dan geeft het minder voldoening. Voel je minder trots. En kost het je energie. Iedere verandering begint met bewust wording. Stel je werkt full time. En je geeft 27 lesuren les. Dan heb je nog 13,5 uren per week voor alle andere activiteiten. Hoeveel uren heb jij per week ?

Tip 2 : Verdeel jouw tijd

Je weet hoeveel tijd je per week hebt voor “alle bijkomende activiteiten”. Verdeel deze tijd eens per activiteit. Puur op gevoel of grove inschatting.

Mentorklas                        2 uren per week

Voorbereiding 4 klassen    4 uren per week

Vergadering en overleg     2 uren per week

Door deze inschatting krijg je een meer gedetailleerd beeld over hoe je weekindeling eruit kan zien. Als jij je werk binnen de tijd die er voor staat wilt uitvoeren Dit geeft je automatisch meer richting.  

Tip 3 : Denk in uitkomsten en kies mentaal altijd je einddatum

Begin bij iedere taak met het eindresultaat voor ogen. Kies je einddatum. Bij een aantal taken heeft de school een norm bepaald, bv correctie werkzaamheden binnen 5 werkdagen beoordeeld. Bij andere taken adviseren we jou het zelf te bepalen. Kies “jouw norm”.  Bedenk eerst wat wil ik bereiken? En wanneer wil het uiterlijk bereikt wilt hebben? Dit “denkpatroon” zet je concreet in de actie stand van plannen.

Tip 4 :  Bedenk wat er nodig is om jouw gewenste uitkomst te bereiken.

Wat mij opvalt bij docenten in de training time management is dat ze weinig doen aan vooraf “berekenen van tijd”. Hoeveel tijd per week besteed je nu aan je mentorklas? “Lastig aan te geven” Je geeft aan dat je deze week veel toetsen moet corrigeren? Hoeveel tijd heb je er voor nodig? “Lastig aan te geven”. Veel docenten gaan bij dit soort taken te snel plichtsgetrouw aan de slag. En ze doen alle werk zo goed mogelijk. Deze werkwijze vergroot de kans op in tijdgebrek komen en overwerk! Tip: bedenk eerst wat er nodig is om jouw gewenste uitkomst te bereiken.

1. Zet de acties die nodig zijn op een rij (next actions)
2. Bereken de tijd per eenheid. Hoeveel tijd per leerling? Hoeveel tijd per toets?
3. Bereken de totale tijd die je nodig hebt. Dus 45 toetsen x ongeveer 7 minuten =
4. Bedenk wat jij concreet kunt doen om de taak efficiënter en in minder tijd te doen!!!!!!!
5. Plan de tijd in je agenda

Door deze aanpak wordt je nog sterker in realistisch tijd inschatten. Maar ook wordt je creatiever en positief kritisch op je eigen werkwijze. Je denkt eerder na over problemen die je nu mogelijk op je af ziet komen. Je kunt hierdoor problemen oplossen als ze er nog niet zijn. Dat maakt je pro actief.

Tip 5 : Plan meer in blokken

De agenda van een docent wordt vooral bepaald door lesuren. Lesuren beperken de tijd die een docent autonoom kan plannen. Onze tip: plan en werk meer in blokken. Dit maakt je productiever. Switchen kost tijd. Kies je voor werken in blokken. Dan denk je automatisch na over …Hoe dan? In de training timemanagement geven docenten aan dat ze echt voordeel merken, nu ze het werk meer in blokken plannen. Een extra voordeel is dat je omgeving er ook rekening mee kan en gaat houden. “Mijn mentorklas weet nu dat ik op dinsdag met ze bezig ben en dat ik tussen 10-12 uur kan bellen”

Tip 6 : Behoud de “Corona voordelen” – kies je werkplek bewust

Veel docenten hadden en hebben de overtuiging dat alle werkzaamheden op school gedaan moet worden. De school is vooral een fijne plek om verbinding te maken met alles en iedereen. Maar ook een omgeving met veel afleiding. Door de lockdown zijn veel docenten de voordelen gaan ervaren van werk uitvoeren op andere werkplekken. Zeker bij taken die focus vragen merken docenten, dat een rustige plek handig is. “Ik krijg veel meer gedaan in dezelfde tijd” “Heerlijk hoor”

Werkdruk verlaag je zelf én verlaag je samen. De komende 3 tips kun je toepassen bij samenwerken aan projecten binnen vakgroep en werkgroepen.

Tip 7 : Wees loyaal en betrokken én zeg niet te snel JA op alles

In de training timemanagement valt op dat veel docenten aangeven tegen bijna alles ja te zeggen. Vraagt het LMT me om mee te doen aan een project? Dan zeg ik ja. Vraagt een leerling om extra support ? Dan zeg ik ja!. Vraagt een collega om even een lastige situatie te bespreken of om te sparren? Dan zeg ik ja. Mensen zijn sociale dieren en docenten nog meer. Ze hebben gekozen voor educatie en leerlingen te doceren en te helpen. Dat is hun vak. Ben je een loyaal en betrokken docent, dan siert je dat. Maar zeg niet direct JA op alles. Zeker bij vragen waar je lastig in kan schatten hoeveel tijd en aandacht het van je gaat vragen.  

1. Zorg dan eerst dat je een goed beeld krijgt over het verwachte resultaat en de verwachtingen.
2. Maak dan een opzet van de acties die jij daarvoor wilt gaan doen.
3. Maak een inschatting van tijd
4. Bekijk hoe een en ander praktisch gaat vorm geven
5. Nog steeds enthousiast….zeg dan JAAAAH

Tip 8 :  Start NIET voordat je het samen eens bent over uitkomst

Veel docenten benoemen samenwerken met collega’s binnen een vakgroep of werkgroep een werkdruk verhogend ingrediënt. “het zijn altijd dezelfde personen die het werk doen”. “Ik heb geen zin om constant achter collega’s aan te lopen” “Er zit nauwelijks voortgang in”. De belangrijkste voorwaarde voor succes in iedere samenwerking. Start pas als je het eens bent met elkaar over uitkomst en kader. Eerder beginnen is vragen om problemen!  

Als je met een gezamenlijk project gaat starten. Schets dan eerst allemaal individueel het resultaat dat jij vindt dat jullie na willen streven en jullie voor ogen zouden mogen hebben. Belangrijke tip: probeer het beeld tot leven te brengen. Vertel een verhaal en kleur het in. Vragen die je hierbij kunnen helpen:

• Wat willen we precies bereiken?
• Wat leveren we straks feitelijk en concreet op?
• Waar moet het aan voldoen?
• Hoe ziet dat eruit in jouw beleving?
• Wanneer ben jij tevreden? Of zou je heel trots of blij zijn?
• Wanneer willen we dit resultaat gerealiseerd hebben?

Bespreek samen de uitkomsten waarbij je start met het voorlezen van de visies op papier. Dit zorgt voor een start met zuivere beelden. Voldoende gezamenlijkheid merk je snel. De energie neemt toe in de groep…… of niet!

Tip 9 Start NIET voordat je het samen eens bent over het kader

Is er voldoende gezamenlijkheid over wat jullie willen bereiken? Schets dan individueel het gewenste kader. Sla je deze stap over. Dan vraag je om problemen. Je loopt de kans … We zijn het samen eens over waar we naar toe willen. En toch komen we er niet. Hoe meer aandacht je geeft aan samen kader bepalen. Hoe groter de kans op succes. Je kunt het niet uitgebreid genoeg doen in mijn optiek. Overdrijven bestaat niet. Vragen die je hierbij kunnen helpen:

• Hoe gaan we het organiseren?
• Wat is daarbij belangrijk?
• Wat hebben we nodig?
• Waar dienen we rekening mee te houden?
• Wat mag je van ons verwachten en wat niet?
• Hoe gaan we samenwerken?
• Hoeveel tijd per week wil jij ermee aan de slag?
• Hoe gaan we de voortgang bewaken?
• Hoe gaan we overleg vormgeven?
• Wat mogen we van elkaar verwachten?
• Hoe communiceren we over …….
• Wat zijn mogelijke scenario’s die er voor zorgen dat jij en ik resultaten niet op tijd oplever?
• Hoe kunnen we dat voorkomen?

Regelmatig krijg in de training timemanagement de vraag: en stel nu dat we het helemaal niet eens worden over uitkomst en kaders? Mijn reactie is dan altijd: dan is het fijn dat je er bij de start achter komt en niet onderweg. Dit scheelt je veel tijd en frustraties onderweg. Je kunt zelfs terug naar de interne opdrachtgever.  

Tip 10  Maak verantwoordelijk voor deelresultaten   

Samen resultaten bereiken geeft energie en voldoening. Vanuit gezamenlijke resulaten en kaders maak je een plan. De ingrediënten van een goed plan:

1. Het eindresultaat met deadline
2. De deelresultaten met deadlines
3. Per deelresultaat de acties die nodig zijn om het deelresultaat te behalen
4. Inschatting van tijd die nodig is om de acties uit te voeren
5. Een goede planning in agenda’s om de tijd te reserveren
6. Wekelijks bewaken van de voortgang – liggen we koers?
7. Samen stil staan bij voortgang en genieten van succes.

Maak teamleden verantwoordelijk voor de deelresultaten. Zo is een teamlid verantwoordelijk voor het realiseren van een resultaat. Kijk uit met verdelen van taken. Verdelen van taken geeft een minder sterk gevoel van commitment. Verdeel de deelresultaten En maak één persoon verantwoordelijk per deelresultaat. Zo voorkom je onduidelijkheid en versterk je eigenaarschap en creativiteit.

Extra tip

Veel docenten geven aan dat vergaderingen en overleggen een werkdruk verhogend effect hebben. Vergaderen is samenwerken. Een kort project. Start niet voor je de uitkomst samen helder hebt …per agendapunt. En spreek (opnieuw) kaders met elkaar af. En stuur er samen op. Je hebt vaak meer invloed dan je denkt.

Ik wens je een fijne werkweek.

Rob Pijlman

Het Effectieve Werken