Hoe houd ik mijn planning flexibel maar effectief?

1. Een goede planning start met uitkomsten
Een goede en vooral effectieve planning geeft op hoofdlijnen de uitkomsten aan, en minder de individuele taken. Dus gebruik je een takenoverzicht of timeboxing in je agenda? Dan is het zaak om eerst de uitkomst te zien (wat wil ik bereiken) dan pas hoe je bij die uitkomst komt (de datum waarop je start met je 1e actie) en wat je gaat doen (de 1e actie). En altijd in die volgorde.

2. Plan minder in
Een flexibele planning heeft niet geplande ruimte. Wanneer je alles de hele dag volplant lijkt dat heel effectief, echter dat is het vaak niet. Zodra er ook maar iets gebeurt, dan ben je totaal niet meer flexibel. En iets gebeuren kan ook zijn dat je zelf moe bent of je minder kunt concentreren. Wanneer je vooraf al rekening houdt met bepaalde zaken dan heb je meer rust en ben je vooral veel effectiever.

3. Kies een top 3
Kies in je planning een absolute top 3 per dag. Wanneer je deze hebt gehaald dan ben je echt effectief. En wanneer dit een niet al te grote top 3 is, dan heb je nog allerlei ruimte voor zaken eromheen. Maak dus een planning met een top 3 en kijk dagelijks terug op het gehaalde. Dit geeft ook nog eens energie

4. Hou rekening met reistijd
Hou rekening met reistijd en bijvoorbeeld looptijd. Wanneer er 2 afspraken direct na elkaar zijn gepland, dan weet je eigenlijk nu al dat dit niet kan. Je zult toch op de één of andere manier in de nieuwe ruimte moeten komen. Plan dus bijvoorbeeld minimaal 15 minuten tijd in tussen 2 afspraken of vergaderingen en zet dit ook concreet in je agenda. Dit geeft flexibiliteit en heeft ook nog eens als voordeel dat je in dat kwartier nog wat kleine dingen kan doen, al is het alleen maar een toiletbezoek bijvoorbeeld. En plan bij afspraken buiten de deur ook reistijd in.