Hoe houd ik overzicht in een drukke agenda?

1. Gebruik niet te veel kleuren

Te veel kleuren leiden erg af, en wat wil je ermee bereiken? Het mooiste is 1 kleur wanneer je de agenda echt goed gebruikt. En eventueel een kleur voor extern of intern, zodat anderen makkelijk kunnen zien of je aanwezig bent.

2. Gebruik je agenda alleen voor je afspraken

Zet alleen je afspraken in de agenda en laat de acties en reminders eruit. Dan zie je in 1 oogopslag al je meetings, bilaterale afspraken en verder niets.

3. Maak eventuele “doe” blokken

Zet “doe” blokken in je agenda zodat anderen minder snel een vergadering in je agenda schieten. Wanneer je de agenda gebruikt voor totaaloverzicht dan is het sowieso al overzichtelijk. De “doe” blokken verwijzen dan weer naar je taken. Afzonderlijke reminders geven onrust, “doe” blokken geven overzicht.

4. Reken ook reistijd mee

Wanneer je alleen een afspraak in de agenda zet en je houdt geen rekening met reistijd, dan loop je vaak achter de feiten aan. Ook bij grote organisaties moet je soms best ver lopen van de ene naar de andere ruimte. Hier vooraf rekening mee houden geeft meer overzicht.

5. Beheer je agenda zelf

Zorg dat je zelf de regie houdt over je agenda. Wanneer anderen er iets in kunnen zetten of je accepteert standaard elke meeting of uitnodiging, dan wordt het al snel vol. De resultaten die je moet halen stem je af met bijvoorbeeld de leiding. Hoe je zelf wilt halen stem je vooral met jezelf af.

6. Hou ruimte voor onverwachte thema’s

Vaak weet je wel wat er in een week gebeurt en hoe vaak er “onverwacht” iets tussendoor komt. Wanneer dit echt belangrijk is, hou er dan rekening mee in je agenda. En is er die week minder dan ad hoc, dan kun je doorwerken met je eigen taken.