Hoe kan ik beter plannen zonder overweldigd te raken?

1. Van wie is de planning?
De uitdaging bij vele planning en is de mate waarin je deze echt zelf hebt gemaakt. Plan je omdat er heel veel op je afkomt? Of plan je omdat je de eigen keuzes en prioriteiten vast wil leggen. Kijk dus eens naar je eigen planning, in hoeverre is dit je eigen plan?

2. Welke invloed heb je op de planning?
Wanneer stap 1 gedaan is, kijk dan eens op welk deel van de planning je invloed kan vergroten? Hoe meer het je eigen planning wordt hoe prettiger.

3. Hou rekening met het onverwachte
Overweldigd raken komt omdat je er geen, of deels geen, grip op hebt. Wanneer je weet dat een gemiddelde werkweek veel onverwachte taken kan bevatten, hou er dan vooraf al rekening mee in je planning. Maak een blok in je agenda voor zaken die tussendoor komen en hou je agenda flexibel, zodat je dit blok kunt schuiven wanneer het meevalt. Hoe flexibeler, hoe prettiger.

4. Zet gewenste uitkomsten in je planning
Zorg dat elke geplande activiteit start vanuit de gewenste uitkomst en zet een concreet stappenplan per gewenste uitkomst in je taak. Dit kan bijvoorbeeld met Taken in Outlook of in ToDo. Wanneer het onderwerp van de taak een gewenste uitkomst is, en je gebruikt elke taak om de stappen erin te zetten, in plaats van elke activiteit een taakje maken, dan krijg je een meer gecomprimeerde takenlijst. Dit geeft direct meer overzicht en maakt het minder overweldigend.

5. Neem de tijd om te plannen
Zorg dat je tijd neemt om een goede planning en een goed overzicht te maken. Wanneer dit even snel tussendoor moet, dan kies je niet bewust en loop je ook vaker achter de feiten aan. Kies dus bewust een aantal momenten per dag waarop je de planning maakt en eventueel aanpast. En daarbij geldt de regel, hoe vaker hoe beter.