Hoe maak ik een overzichtelijke weekplanning?

1. Maak je ideale week
Een overzichtelijke weekplanning start bij het beschrijven van je ideale week. Stel je eens voor dat je zelf alles mag beslissen en bepalen, hoe ziet je ideale week er dan uit? En dan uiteraard wel gericht op je werk. Hoeveel vergaderingen maximaal? Hoeveel administratie? Hoeveel gesprekken? Pauzes en dagen dat je op tijd wilt stoppen bijvoorbeeld.

2. Zet ideale activiteiten erin
Zet de activiteiten die realistisch zijn in je agenda. Bijvoorbeeld privétijd of pauze tijd. Zodat dit al het begin is van je ideale week.

3. Bekijk je activiteiten en plan er tijd voor in
Kijk naar je taken (bij voorkeur alle uit te voeren taken) en schat in hoeveel tijd je ervoor nodig hebt. Bijvoorbeeld in Taken in Outlook kun je een kolom toevoegen met reële hoeveelheid werk. Zet achter elke taak de tijd en tel er ongeveer 25% bij op.

4. Maak doeblokken
Maak doeblokken in je agenda zodat je direct tijd reserveert voor al je activiteiten. Zeker wanneer anderen je tijd kunnen invullen of heel gemakkelijk een meeting kunnen inschieten, is het zaak om vooraf tijd te blokken voor je werk.

5. Hou rekening met onverwachte elementen
Denk hierbij aan reistijd en zelfs aan looptijd wanneer je in een grote organisatie werkt. Ook helpt het om extra tijd te reserveren voor adhoc werkzaamheden en rekening te houden met die vergadering die altijd uitloopt. Echt effectief wordt het wanneer je ervoor zorgt dat de vergadering op tijd stopt, alleen tot die tijd rekening houden met onverwachte items geeft rust.

6. Plan wekelijks reflectietijd in
Plan wekelijks 15 minuten tijd in, bij voorkeur aan het einde van de week vlak na de lunchpauze, en reflecteer op je week. Wat ging goed, wat kan beter en hoe ziet volgende week eruit? Een overzichtelijke planning start met nadenken over de week erop.