Hoe maak ik een planning die rekening houdt met onverwachte taken?

1. Houd vooraf al rekening met onverwachte taken
Een goede planning houdt rekening met adhoc en onverwachte taken. Zorg dus dat je bij het plannen zelf al direct rekening houdt met onverwachte zaken, want dan zijn ze direct al onverwacht.

2. Zorg dat adhoc zoveel mogelijk verdwijnt
Adhoc betekent dat je het vaak direct even tussendoor gaat oppakken, maar is dit wel nodig? En moet jij het dan doen? Nadenken en bewust kiezen voor taken kan je helpen. Wanneer je bijvoorbeeld 4 tot 6 keer per dag bewust kijkt naar wat er binnen is gekomen en besluiten neemt, dan zal adhoc voor een groot gedeelte verdwijnen.

3. Plan minder in
Wanneer je weet dat er iets op je af kan komen dat niet gepland is, vanuit je ervaring uit het verleden, zorg en dan voor dat je minder plant. Een garagebedrijf dat de monteurs 40 uur per week inplant, heeft geen kans meer om snelle zaken of storingen te verhelpen, of langer aan iets te werken. Bewezen is, dat garages (als voorbeeld) die minder vast inplannen, meer winst maken.

4. Reflecteer minimaal 1 x per week
Reflecteer minimaal eens per week op je werk, door bijvoorbeeld een kwartier tijd in je agenda te blokken. Kijk eens terug op afgelopen week en bepaal vooraf hoe je denkt dat komende week eruit gaat zien. Wat verwacht je? Welke thema’s lopen nu op je werk? Welke deadlines moet je halen? Allemaal zaken waar je vooraf even bij stil kunt gaan staan.

5. Denk af en toe na over je ideale week
Denk eens heel praktisch na over je ideale week. Waar moet deze aan voldoen? Wanneer ben je tevreden? En hoe maak ik anderen vooraf al deelgenoot van dit ideaal? Dan is er een iets kleinere kans op onverwachte taken.