Hoe plan ik taken als ik veel last-minute werk heb?

1. Niet plannen
Wanneer je echt veel last minute werk hebt, bijvoorbeeld 1e lijns IT werk, dan heeft dat altijd prioriteit. Dan valt er dus niets te plannen. Tenzij je uiteraard tijd kunt blokken om wel werk te plannen. In de praktijk komt het te vaak voor dat er toch een soort planning wordt gemaakt, en dat in de praktijk dan altijd last minute voor gaat. Prima, maar kies er dan ook bewust voor.

2. Maak bewust tijd vrij
Maak bewust tijd vrij om geplande acties af te ronden, en doe dit in overleg met bijvoorbeeld je team of leidinggevende. Een receptioniste of IT specialist kan niet zomaar even van de plek weglopen, dit is het handigst in overleg. Even uit de lijn om geplande acties op te pakken werkt prima wanneer het vooraf overlegd is.

3. Bepaal de definitie van last minute
Heb je echt lastminute werk, zoals een storingsdienst? Dan valt er niet veel te plannen. In heel veel andere gevallen, is het echt last minute? Kan het even wachten? Moet het nu? Kan iemand anders het doen? Vaak worden dingen belangrijk gemaakt terwijl ze dat eigenlijk niet zijn. Denk vooraf goed na over last minute en bedenk zelf of het alsnog niet te plannen is?

4. Doe aan verwachtingsmanagement
Wanneer je helder communiceert en je schept duidelijke verwachtingen, dan kunnen bepaalde zaken prima wat langer blijven wachten. Mensen willen eerst aandacht en dan een oplossing. Snel reageren is essentieel, inhoudelijk reageren is dat helemaal niet. Laat iemand weten dat je het gezien hebt, dat je het op gaat pakken en vertel er bij wanneer je erop terugkomt. Het zal soms een generatie thema zijn, maar het valt op dat mensen steeds minder vaak even reageren. Een reactie geven ter informatie wordt vaak als overbodig gezien of als ballast, terwijl het voor de ontvanger heel prettig is om even te weten waar je aan toe bent.