Hoe structureer ik mijn werkdag zodat ik productiever ben?

1. Bepaal je ideale dag/week

Hoe ziet je ideaal eruit? Hoeveel meetings? Hoeveel gesprekken? Hoeveel administratie? Noteer dit eens voor jezelf en kijk waar je direct invloed op hebt en wat eventueel meer tijd en energie vergt. Hoe praktischer je ideaal is, hoe beter het in te zetten is.

2. Deel je ideaal

Deel daar waar het je ideaalbeeld kan zijn. Vertel het een collega, of je leidinggevende zonder er direct een consequentie aan te koppelen. Deel je wens en je merkt dat mensen vrij snel al met je meebewegen. 50% minder vergaderen en tevens aangeven wat je in die tijd dan gaat ondernemen geeft ook anderen energie.

3. Plan je agenda minder vol

Wanneer je elke minuut volgepland bent dan is je flexibiliteit weg, en voor de meesten geldt dat de dat altijd anders loopt dan gedacht. Hou dus vooral ruimte en tijd over voor onverwachte zaken. Schat ook, op basis van je werkervaring, in hoe vaak die verstoring normaliter voorkomt.

4. Maak bewuste beslismomenten

Zorg dat je zeker 4 tot 5 keer per dag een beslismoment blokt. Een beslismoment kost maar een paar minuten tijd en helpt je om even bewust stil te staan bij het nemen van besluiten. Moet het nu? Moet ik het doen? Kan het later? Kan het in 2 minuten? Na een beslismoment heb je de agenda op orde met daarin vaste afspraken op vaste tijden en heb je de taken op orde in volgorde van belangrijkheid. Je verzamelbakken, waaronder je mailbox, is na een beslismoment leeg. Dit betekent niet dat je het hebt gedaan, maar dat je een besluit hebt genomen. En wanneer je die beslismoment dan koppelt aan je ideaal, dan wordt je steeds effectiever.

5. Kom elke dag een beetje dichter bij je ideaal

Hoe vaker je het ideaal deelt, hoe dichter je bij het resultaat komt. Je kunt aan het einde van de week stil gaan staan bij de week erop en wat je gaat ondernemen om dichterbij je eigen ideaal en keuzes te komen. Doe dit altijd vanuit richting en energie. Deel wat je wel wil en vertel ook waarom.