Hoe voorkom ik dat ik altijd bezig ben met urgente taken?

Het voorkomen van altijd bezig zijn met urgente taken vraagt om een plan met stappen.

1. Zorg allereerst dat jij je functiedoelen hebt, dus je prioriteiten goed helder hebben. Waar sta ik voor opgesteld? Welke resultaten worden van mij verwacht in mijn functie? Door dit 100% scherp te hebben kun je goed bepalen of is belangrijk en wat is urgent?
   
   
2. Maak inzichtelijk met welke urgente taken je constant bezig bent. Houd dit eens 14 dagen bij. En check vervolgens eens of de urgente taken ook echt urgent zijn in de zin van direct aandacht nodig hebben. Maar ook zijn ze urgent voor jou, vanuit jouw doelen of urgent voor anderen. Deze laatste groep taken kun je delegeren of op een andere wijze organiseren bv op bepaalde momenten per week
   
   
3. Echt urgente en belangrijke planbare taken gaan niet goed samen. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt voor het belangrijke planbare deel.
   
   
4. Maak samen met collega’s of leidinggevende een planning waarbij op momenten dat jij met planbare taken bezig bent een ander focust op urgent en crises. Een vaste structuur hierbij geeft duidelijkheid en rust, dus stem vaste tijdsblokken met elkaar af en plan deze in de agenda’s.

Voorbeeld

Een receptioniste neemt de telefoon op en opent de slagboom voor bezoekers. Zij dient ook lijsten te controleren met data. Deze twee taken gaan niet lekker samen op één moment. Ze heeft met een collega afgesproken dat hij 1 uur per dag de telefoon en slagboom in de gaten houdt. Zo kan zij zich focussen op het lijstwerk.