Hoe voorkom ik dat mijn inbox overvol raakt?
Stap 1 Ga aan de slag met inbox zero methode
De belangrijkste stap om te voorkomen dat je inbox overvol raakt is voldoende tijd en aandacht besteden aan inbox- management. Hierbij geldt de regel: beslis je inbox leeg en neem zoveel tijd per dag dat je over iedere mail een besluit kunt nemen. Uiteraard geldt dit principe voor al je inboxen dus ook je voicemail, Teams, notitieblok, ticketsysteem etc. Veel professionals proberen hun inbox leeg te werken. Dat vraagt soms veel tijd. Stel je krijgt 20 mails en de eerste 4 mails vragen een kwartier per mail om de klus die erin zit te klaren, dan ben je een uur onderweg en hebt nog steeds 16 mails waar je nog niet naar gekeken hebt. De methode om je inbox leeg te houden (inbox zero) werkt als volgt: neem een besluit over iedere mail. Lees de mail goed en bepaal: weg of bewaar of actie. Bij weg gooi je de mail weg, bij enkel bewaren sleep het naar een archief of sub map. Vraagt het om een actie: snelle acties dus bv 2-3 minuten doe het direct. Vraagt het meer tijd maak een taak aan op een takenlijst of zet de taak in je agenda. En verwijder de mail uit je inbox. Zo leeg je je inbox. En 20 mails vraagt dan gemiddeld max 20 minuten.
Stap 2 Kijk uit met CC
Ga terughoudend om met cc. Cc je veel dan krijg je gemiddeld toch veel reactie via mail terug. En er ontstaat als je niet uitkijkt een CC cultuur.
Stap 3 Gebruik TEAMS
Heb je info dat je wil delen met een groep van 20 mensen en je mailt dan ontvangen 20 mensen een mail in de inbox. Communiceer je zo’n bericht via TEAMS, dan raken inboxen minder vol.
Tip 4: Schrijf je uit voor nieuwsbrieven en andere zaken.
Schrijf je uit voor mails die je niet meer wenst, zoals reclame nieuwsbrieven en andere updates. Dat scheelt mails
Tip 5 Gebruik je inbox niet als archief
Sommige professionals gebruiken de inbox als archief. Zo raakt je inbox overvol. Kies voor een archief en noem deze eventueel inbox archief. Zo blijft je inbox enkel een brievenbus en zorg je met tip 1 dat hij leeg blijft