Hoe zorg ik ervoor dat mijn planning realistisch blijft?

1. Herzie je planning vaak
Een planning die realistisch is, is een planning die kan wijzigen. Zorg ervoor dat je meerdere keren per dag je planning herziet. Wat zijn de prioriteiten? Zijn ze nog hetzelfde? Wat is er binnengekomen en heeft nu voorrang? En wat ga ik dan vooral niet of later doen? Kies meerdere keren per dag.

2. Maak een moet/mag planning
Zet in je planning taken die echt moeten gebeuren en neem er taken in op die mooi zijn wanneer je er nog tijd voor hebt. Het voordeel is dat je altijd verder kunt werken en elke dag toch energie krijgt van de taken die je van jezelf moest doen. De taken die moeten gebeuren zijn realistisch en nemen minder dan 50% van je dagelijkse tijd in beslag. Zo weet je zeker dat het realistisch is.

3. Plan 25% extra tijd in
Een realistische planning neemt ongeveer 25% meer tijd in beslag dan je denkt. Wat je kan doen is al je activiteiten die leiden tot een gewenste uitkomst onder elkaar zetten. Zet er per taak achter hoeveel tijd je denkt dat het taakje gaat kosten. Tel er ongeveer 25% bij op en je zit goed.

4. Doe aan timeboxing
Wanneer je echt tijd wilt reserveren, blok dan een deel in je agenda. Zet in het onderwerp de uitkomst, zet vervolgens in het item de stappen die je wilt zetten. Schrijf je hoofd leeg voordat je gaat beginnen en start. Kies daarnaast voor een rustige ruimte en gebruik eventueel een stopwatch (of een app zoals Pomodoro) waarbij je na elke 25 minuten a 30 minuten even pauze houdt. Wanneer je dagelijks een moment op die manier kunt plannen is dit echt heel waardevol en realistisch. Dit fenomeen wordt ook wel timeboxing genoemd en werkt alleen wanneer je ook echt even de tijd kunt reserveren. Maak vooraf je collegae deelgenoot zodat de kans op verstoring minimaal is.