Wat is de beste manier om een werkweek te plannen?

1. Start met je vaste elementen
Start met elementen die in je agenda geblokt dienen te worden. Denk hierbij aan vergaderingen, pauzetijden, dagen dat je op tijd wilt stoppen, vaste afspraken, bilateralen en andere vaste elementen. Vraag je per element af of het echt nodig is en wat het je oplevert. Zo start je de werkweek met de juiste keuzes.

2. Plan reistijd in
Plan vervolgens tijd in die je nodig hebt om op je afspraak te komen. Reistijd en looptijd zijn hierin essentieel om mee te nemen, en wordt vaak vergeten.

3. Blok tijd voor je taken
Wanneer je echt effectief werkt, dan heb je al je taken in een helder overzicht , bijvoorbeeld in Taken van Outlook. Per taak kun je er tijd achter zetten (reële hoeveelheid tijd in Taken). Zodat je per dag en per week kunt zien hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor je taken. Tel hier ongeveer 25% bij op en je zit op je echte hoeveelheid werk. Maak vervolgens in je agenda blokken die corresponderen met de tijd die je nodig hebt om je taken af te werken.

4. Bouw flexibiliteit in
Wanneer je zeker weet dat er nog zaken tussendoor komen, of je weet zeker dat er vaak iets verandert, hou daar dan rekening mee in het plannen van je werkweek. Hou ruimte over op de meest drukke dagen of plan niet je gehele agenda vol.

Hoe verder je vooruit kijkt, hoe beter het is voor je ideale werkweek. En hoe beter je de week blokt hoe fijner het is voor jezelf, en hoe kleiner de kans is dan collegae er even een vergadering inschieten. Kies er daarnaast voor om elke week, op je laatste werkdag, een week vooruit te kijken. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een kwartier tijd in je agenda te blokken.