Wat is de beste manier om taken te prioriteren?

De beste manier om taken te prioriteren is om een praktisch filter te gebruiken, een prio filter. Een prioriteiten filter is een lijst met resultaten die van jou verwacht worden in je functie. En dan gerankt in volgorde van belangrijk dus prio 1 prio 2 prio 3. Het dient al een kompas waarmee je keuzes kunt maken. Prioriteren is kiezen. En als niet alles meer kan wat doe ik dan niet.

3 Voorbeelden van prio filters

Webshop ondernemer/marketeer

Prio 1: Inkoop hardlopers > 12% goedkoper
Prio 2: Seo op 1 op 3 specifieke zoektermen
Prio 3: Twee events met landelijke exposure – influencers
Prio 4: Orders binnen 3 dagen bij de klant

Medewerker op de verkoop-binnendienst

Prio 1: Onze klanten hebben binnen 48 uur hun offerte op de mail
Prio 2: Bij klachten zorgen wij binnen 1 dag voor een oplossing
Prio 3: Alle orders voor 16.00 uur, versturen we vandaag

Technische dienst in productiebedrijf

Prio 1: Preventief onderhoud aan wordt volgens schema uitgevoerd
Prio 2: Bij blokkerende storingen reageren we onmiddellijk
Prio 3: Project energie warmtepomp – juli 2026

Naast een prio filter is de wijze van taaknotatie essentieel. Beschrijf een taak in 3 stappen. Op zo’n wijze dat je gelijk kunt aflezen prioriteit of niet.

Preventief Onderhoud (PO) – machine 42 sept klaar – pakkingset bestellen

Begin met prio bv of met de naam van de klant of project en dan beschrijf je eerstvolgende actie. Als je acties zo op je takenlijst noteert of afspraken zo in je agenda, kun je gemakkelijker prioriteren. Je ziet in één oogopslag; wat is belangrijk en wat minder en wat niet. Jij mag kiezen, jij hebt de regie. Geef je week en dag zo vorm als jij wilt. Wat eigenlijk niet mag is dat je hoogste prioriteiten de dupe worden van andere activiteiten. Andersom wel.