Wat is de Kanban methode en hoe pas ik deze toe?
Kanban is ontstaan in de jaren 40 bij Toyota met als doel om de productie zo efficiënt mogelijk te stroomlijnen. Hierbij gaat het om doorstroming en het minimaliseren van tussenvoorraden.
Het huidige kanban
Tegenwoordig wordt kanban gebruikt om het werk visueel te maken en werkstromen te verbeteren. Ook bevordert kanban samenwerking binnen bijvoorbeeld projecten.
Hoe werkt het?
De oorsprong van kanban bestond uit kaarten die gebruikt werden om aan te geven wat er nog gedaan moest worden, wat onderhanden wad en wat afgerond was. De kaarten zijn ondertussen gedigitaliseerd en verschillende systemen kunnen gebruikt worden om kanban te introduceren. Denk hierbij aan Microsoft 365 of Asana. Vooral dat laatste wordt veel gebruikt voor projecten op kanban achtige wijze. Ook Trello kan handig zijn.
Het systeem werkt altijd hetzelfde:
- Wat moet er gedaan worden. Een overzicht met alle taken die moeten worden uitgevoerd ten einde een project succesvol af te ronden.
- Wat loopt er. Welke taken zijn nu bezig en hoe gaat het ermee? In vebabdn met het monitoren van de lopende zaken.
- Wat is succesvol afgerond. Welke taken hebben we afgerond en zijn klaar.
Op die manier is er voortdurend een totaal overzicht over de voortgang van een project.
Aanvulling op kanban
Kanban gaat uit van efficiënt werken en start daarmee niet vanuit de uitkomst van het proces of project. In de productie is dit ook niet direct nodig, echter wanneer projecten worden vormgegeven of een proces wordt geoptimaliseerd is het van groot belang om te starten met het doel voor ogen. In alle digitale systemen, waaronder ook Microsoft loop, kan de scope van de opdracht worden weergeven. Dit houdt in:
- Wat is het eindresultaat en wat is daarin prioriteit? Tijd, budget of kwaliteit?
- Wat zijn de milestones? Welke tussentijdse resultaten worden beschreven?
- Wie is verantwoordelijk voor welk deel?
Dit gekoppeld aan kanban maakt een ideale basis.