Wat zijn de beste manieren om mijn tijd effectiever te benutten?

De timemanagement matrix is gebaseerd op de theorie van Eisenhower, en later werd het onder andere overgenomen door Stephen Covey. De matrix gaat in op 2 zaken:

1. Hoe belangrijk is een taak (urgentie)
2. Hoe snel moet de taak worden uitgevoerd (tijd)

Kijk je naar het belang dan gaat het in essentie om je eigen belang. Hoe belangrijk is deze klus vanuit de bril van mijn doelen. Daarbij is het dus goed om je eigen doelen scherp te hebben. Draagt deze klus iets bij aan mijn doel? Of is het meer algemeen belang?

De tweede gaat over tijd. Hoe snel moet de klus worden geklaard? Moet het nu, of kan het ook later? Uitgaande van deze 2 assen kun je het werk opdelen in 4 kwadranten.

1. Het is belangrijk en moet nu. Dan is het zaak om direct in de actiestand te gaan. Hoe vaker dit voorkomt, hoe minder effectief je werkt. En vraag jezelf af of het echt nu/nu moet of dat het ook bijvoorbeeld later op de dag kan.
2. Het is belangrijk en kan ook later. In dit kwadrant, ook wel kwaliteit genoemd, kun je de werkzaamheden plannen en organiseren. Het perfecte effectieve middel.
3. Het is niet belangrijk en moet nu (misleiding). Een spoedmail die binnenkomt en een kwartier later is alles al opgelost. Voor je eigen doel niet belangrijk en het moet nu.
4. Het is niet belangrijk en kan later (verspilling). Bijvoorbeeld nieuwsbrieven die je nooit leest.

Voor jezelf kun je je eigen werk telkens in de matrix plaatsen zodat steeds meer het besef komt of je het moet doen en waarom je het doet. De matrix helpt je bij het sorteren van je taken en kan je een belangrijk inzicht geven in je dagelijkse effectiviteit.