Welke tools helpen mij overzicht te houden?

Het verschil tussen urgent en belangrijk is dat urgent alla minute aandacht van je vraagt dus direct. Doe je dat niet dan ontstaat er negatieve impact. Urgent is belangrijk. Maar belangrijk is niet altijd urgent. Belangrijk en niet urgent is goed planbaar. Belangrijk betekent direct een positieve invloed op jouw prioriteiten. Onder de lijn heb je niet belangrijk en urgent en niet belangrijk niet urgent.

Voorbeeld: Stel een ICT-specialist heeft de opdracht om programma’s voor klanten te ontwikkelen die de klanten gebruiken voor hun bereikbaarheid. Zodra zij zich bezighoudt met een activiteit die daar direct toe bijdraagt, dan is de activiteit belangrijk. Bijvoorbeeld een gesprek met een klant over wensen. Stel een systeem ligt down waardoor de klant niks meer kan vraagt dat direct actie. Dit een voorbeeld van urgent.

Urgent en belangrijk zijn twee termen uit het Eisenhower kwadrant. Dit kwadrant is een hulpmiddel om de juiste keuzes te maken in je werk en werkdag.

Boven de lijn heb je in te linker kwart Urgent en in het rechterdeel Belangrijk niet urgent. Onder de lijn onbelangrijk en Urgent en Onbelangrijk en niet urgent. “Boven de lijn werken” betekent aandacht besteden aan jouw priotaken. Onder de lijn werken betekent aandacht besteden aan verleiding of verspilling. Een voorbeeld van verleiding: de ICT-er wordt gevraagd door een collega even te kijken naar z’n laptop. Vaak met een dopamine shotje benadert de collega de ICT-er. Jij bent nogal goed met ... zou je even willen kijken? Verspilling daar heeft niemand iets aan. Een voorbeeld: de ICT-er krijgt steeds mails van collega’s met de vraag om naar hun laptop te kijken. Deze mails beantwoorden is voor de ICT-er pure verspilling van tijd en aandacht.