Welke technieken helpen bij het stellen van prioriteiten?

Er zijn verschillende technieken die helpen bij het stellen van prioriteiten.

Techniek 1

Werk met een prioriteiten filter. Zet de belangrijkste resultaten die van jou in je functie worden verwacht op een rij. En rank ze in volgorde van belangrijk. Alle taken, acties en afspraken kun je prioriteren met deze tool. Draagt de actie direct bij aan één van de resultaten dan is het prio. Zo niet dan geen prio.

Techniek 2

Gebruik de techniek: Moet ik dit nu doen? Bij alles wat je gevraagd wordt om te doen of je zelf wilt gaan doen. Test het met deze zin door steeds de klemtoon om één van de woorden te leggen. Moet ik dit nu doen? Moet ik dit nu doen? En zo verder. Je kiest bewuster met gebruik van deze techniek.

Techniek 3

Experimenteer met de Eisenhower techniek. Plaats alles wat je wilt gaan doen of wat je gevraagd wordt te doen in het kwadrant. Alles wat bijdraag aan je resultaten plaats je in de bovenste helft. En al het andere aan de onderkant. Draagt het bij aan je functiedoel en vraagt het direct actie plaats je linksboven (urgent). Alles wat niet aan je dolen bijdraagt maar wat eigenlijk wel direct moet gebeuren, plaats je linksonder. En alle verspilling rechtsonder. Het aardige van de techniek is dat je kunt nadenken over hoe je urgente zaken kunt voorkomen of de impact ervan kunt voorkomen. Alles aan de onderkant kun je mogelijk delegeren, efficiënter doen of mee stoppen.

Techniek 4

Onderzoek bij alles wat je gevraagd wordt om te doen. Welke resultaat wil je graag zien? Wanneer is het goed in jouw ogen? Wanneer precies heb je het nodig? Met deze communicatietechniek onderzoek je wat er precies gevraagd wordt. En voorkom je verspilling van te veel doen en niet het juiste doen

Techniek 5

Noteer taken en afspraken en projecten op de juiste wijze. Start met de naam van het project of de gewenste uitkomst, dan het onderwerp en dan de eerstvolgende actie.
Voorbeeld:

AI – vindbaarheid op Chat en Co Pilot, 4 gestelde vragen beantwoorden 60 min
Aan de linker- en midden-kant van de taak notatie zie of de taak een prio is of niet. De eerstvolgende actie helpt je met organiseren. In dit voorbeeld plan je minimaal een uur (60 min) weg in je agenda.

Techniek 6

Zorg voor een goede agendaplanning. First things first. Plan je belangrijke prioriteiten eerst weg in je agenda. En plan zo dat je zeker weet dat je ze fixt ook bij een kleine tegenslag.

Techniek 7

Eindig je dag met het maken van je plan en de definitieve planning voor de volgende dag. Met deze techniek creëer je overzicht en het zorgt voor rust in je hoofd. Je rond de dag echt even af. Dit is een moment om de juiste prioriteiten te stellen.

Techniek 8

Eind je week met een weekly review. Blik terug op de week. Heb ik voldoende aandacht besteed en voldoende voortgang gerealiseerd kijkend naar jouw prio’s. En plan je prio’s voor de week of weken die komen weg in je agenda.